Was kostet eine Kaltakquise-Agentur? Wie Agenturen kalkulieren und wie Sie Ihr Budget bestimmen
Was eine Kaltakquise-Agentur kostet, hängt von Personalstunden, Daten, Technik, Führung, Marge und dem Risiko ab, das die Agentur bei Erfolgsmodellen trägt. Pauschale Marktpreise helfen deshalb wenig. Belastbarer ist es, das Budget rückwärts aus Ihren Zielkunden und dem Deckungsbeitrag eines Neukunden zu bestimmen und Angebote daran zu messen.
Das Wichtigste
- Der größte Kostenblock einer Akquise-Agentur sind die Stunden der Menschen, die Gespräche führen, vorbereiten und nachbereiten.
- Bei Erfolgsmodellen preist die Agentur das Risiko ein, dass Termine ausbleiben, und das macht den einzelnen Termin teurer.
- Preise im Internet sind kaum vergleichbar, weil Leistungsumfang, Termindefinition und Laufzeit unterschiedlich sind.
- Ihr Budget ergibt sich aus der Zahl der Neukunden, die Sie gewinnen wollen, und dem Betrag, den ein Neukunde für Sie wert ist.
- Vergleichen Sie Angebote nach Kosten je stattgefundenem Termin und je Neukunde, nicht nach Monatsgebühr.
Die Frage nach den Kosten kommt im Erstgespräch fast immer zuerst. Die ehrliche Antwort ist unbefriedigend: Es kommt darauf an. Diese Seite erklärt, worauf es ankommt, und zeigt, wie Sie aus Ihren eigenen Zahlen einen Rahmen bestimmen, an dem Sie Angebote messen können.
Warum hier keine Marktpreise stehen
Preise für Akquise-Dienstleistungen sind schwer zu vergleichen. Ein Termin bei einem Einkaufsleiter eines Konzerns verlangt mehr Anrufe und mehr Vorbereitung als ein Termin bei einem Handwerksbetrieb. Eine Agentur, die Termine bei Absage nicht berechnet, kalkuliert anders als eine, die jeden eingetragenen Termin abrechnet. Dazu kommen Laufzeiten, Einrichtungsgebühren und Leistungen, die im einen Angebot enthalten sind und im anderen extra kosten.
Eine Spanne, die alle diese Fälle abdeckt, wäre so breit, dass sie nichts aussagt. Eine enge Spanne wäre für die meisten Leser falsch. Deshalb nennt diese Seite keine Preise, sondern erklärt, wie sie entstehen.
Wie Agenturen kalkulieren
| Kostenblock | Was dahintersteht |
|---|---|
| Personalstunden | Gespräche, Recherche je Kontakt, Vor- und Nachbereitung, Einarbeitung in Ihr Angebot |
| Daten | Kauf oder Recherche von Firmen und Ansprechpartnern, Pflege und Prüfung |
| Technik | Telefonie, CRM, Versandwerkzeuge, Aufzeichnung von Kontakten |
| Führung | Teamleitung, Qualitätskontrolle, Abstimmung mit Ihnen, Berichte |
| Marge | Gewinn und Rücklagen der Agentur |
| Risiko | Bei Erfolgsmodellen der Aufschlag für Aufträge, in denen weniger Ergebnisse entstehen als geplant |
Der größte Block sind in der Regel die Stunden. Wie viele Stunden ein Termin braucht, hängt davon ab, wie schwer Ihre Zielgruppe erreichbar ist und wie viele Gespräche nötig sind, bis jemand zusagt. Das weiß am Anfang niemand genau, auch die Agentur nicht.
Kostenblöcke im Angebot
Ein Angebot sollte die Blöcke sichtbar machen, die Sie bezahlen. Typisch sind eine Einrichtungsgebühr für Briefing, Zielgruppe, Leitfaden und Liste, eine laufende Grundgebühr oder ein Stundenkontingent, gegebenenfalls ein Preis je Termin oder Ergebnis und Zusatzkosten für Daten oder Technik. Fragen Sie nach, wenn ein Block fehlt. Oft steckt er dann in einem anderen. Welche Vergütungsmodelle es gibt und welche Anreize sie setzen, steht unter Vergütung.
Budget rückwärts bestimmen
Statt zu fragen, was eine Agentur kostet, ist die bessere Frage: Was darf ein Neukunde Sie kosten? Dazu brauchen Sie wenige eigene Zahlen. Das folgende Beispiel zeigt den Rechenweg. Alle Werte sind Beispielannahmen, keine Marktwerte.
Angenommen, ein Neukunde bringt Ihnen im ersten Jahr einen Deckungsbeitrag von 20.000 Euro. Sie sind bereit, davon höchstens 30 Prozent für die Gewinnung auszugeben. Dann darf ein Neukunde höchstens 6.000 Euro kosten.
Angenommen, Sie wollen in sechs Monaten fünf Neukunden gewinnen. Dann liegt Ihr Budget für diesen Zeitraum bei höchstens 30.000 Euro, also 5.000 Euro im Monat.
Angenommen, Ihr Vertrieb macht aus vier stattgefundenen Terminen erfahrungsgemäß einen Kunden. Dann brauchen Sie 20 stattgefundene Termine in sechs Monaten. Ein Termin darf Sie in diesem Beispiel höchstens 1.500 Euro kosten, alles eingerechnet.
| Schritt | Beispielannahme | Ergebnis |
|---|---|---|
| Deckungsbeitrag je Neukunde im ersten Jahr | 20.000 € | |
| Anteil für die Gewinnung | 30 % | 6.000 € je Neukunde |
| Ziel | 5 Neukunden in 6 Monaten | 30.000 € Budget |
| Abschluss aus stattgefundenen Terminen | 1 von 4 | 20 Termine nötig |
| Obergrenze je stattgefundenem Termin | 1.500 € |
Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein. Der Deckungsbeitrag steht in Ihrer Kalkulation, die Abschlussquote kennt Ihr Vertrieb. Wenn Sie keine Abschlussquote haben, rechnen Sie mit zwei Varianten und sehen, wie stark das Budget schwankt.
Angebote gegen den Rahmen halten
Mit der Obergrenze je Termin und je Neukunde haben Sie einen Maßstab. Ein Angebot mit höherer Grundgebühr kann am Ende günstiger sein als eins mit niedriger, wenn es eine kurze Mindestlaufzeit hat und ausgefallene Termine nicht berechnet. Der Kostenrechner rechnet bis zu drei Angebote mit Einrichtung, Grundgebühr, Terminpreis, Laufzeit und Ausfällen auf Kosten je stattgefundenem Termin und je Neukunde um. Was bei Laufzeit und Kündigung zu beachten ist, steht unter Laufzeiten.
Angebotsvergleich
Bis zu drei Agenturangebote nebeneinander: Kosten je stattgefundenem Termin, je Neukunde und die Mindestbindung.
Häufige Fragen
- Warum nennen viele Agenturen keine Preise auf der Website?
- Weil der Aufwand stark von Zielgruppe, Kanal, Erklärungsbedarf und Umfang abhängt. Ein Preis ohne diese Angaben wäre nicht vergleichbar. Verlangen Sie im Angebot eine Aufschlüsselung nach Kostenblöcken.
- Ist ein reines Erfolgsmodell günstiger?
- Nicht unbedingt. Sie zahlen nur bei Ergebnis, aber jedes Ergebnis enthält einen Aufschlag für das Risiko der Agentur. Ob sich das rechnet, hängt davon ab, wie viele Ergebnisse tatsächlich entstehen.